Digitale Prozesse: Ein WISTA-Facility-Manager zeigt, wie die neue Arbeitswelt aussieht

14. September 2021

Digitale Prozesse

Ein WISTA-Facility-Manager zeigt, wie die neue Arbeitswelt aussieht

Martin Will und Marcel Linke, WISTA.Service © WISTA Management GmbH

WISTA-Service-Spezialisten Martin Will (im Bild links) und Marcel Linke sorgen für einen reibungsloses Facility-Management © WISTA Management GmbH

Rund 100 Gebäude mit mehreren 100.000 Quadratmetern Grundfläche – darunter modernste Wissenschaftsinstitute und Technologiezentren mit anspruchsvoller technischer Gebäudeausrüstung – betreut die WISTA.Service GmbH. Nun treibt sie ein großes Digitalisierungsprojekt voran, um mehr Transparenz ins komplexe Facility Management zu bringen und die Fülle ihrer Prozesse effizienter zu steuern.

In der klaren Morgenluft bietet sich vom Dach des Zentrums für Photovoltaik und Erneuerbare Energien (ZPV) ein wunderbarer Rundblick über Johannisthal und Adlershof. Doch dafür hat Martin Will, Elektriker im Team Gebäudeautomation der WISTA.Service GmbH, nicht die Muße. Zielstrebig steuert er eine Metalltür an, hinter der sich eine Welt aus Schaltkästen, Strom- und Wasserleitungen sowie Rohren der Klimatechnik auftut. Auf seinem Tablet ist vor zehn Minuten ein eiliger Auftrag aufgeploppt. Die Steuerung einer jüngst erneuerten Pumpe hat eine Fehlermeldung abgesetzt.

Will muss nicht lange suchen, denn die Lage der Pumpe samt Schaltschrank ist auf seinem Tablet verzeichnet. Die betreffende App bietet auch eine Eingabemaske für die Zeiterfassung und erledigte Arbeiten, verbaute Ersatzteile und weitere für die spätere Rechnung und die Dokumentation wichtiger Posten. Sie ist mittlerweile Dreh- und Angelpunkt der Arbeitstage von Will und seinen hundert Kolleginnen und Kollegen in den Reihen der WISTA-Tochter. Computer Aided Facility Management (CAFM) nennt sich das Ganze. Das CAFM wird gerade in eine noch umfassendere voll vernetzte Plattform eingebunden. Diese WistA LiegenschaftsDatenIntegration (WALDI) soll die Fülle an Prozessen besser steuern und dokumentieren, die mit der Betreuung der vielen Dutzend modern ausgestatteten Institute, Technologie- und Gründungszentren in Adlershof und an anderen WISTA-Standorten einhergeht.

Nahezu papierlos und weitgehend automatisiert weist die smarte IT-Prozesskette so wenige Schnittstellen zur analogen Welt auf wie irgend möglich. CAFM, SAP-System, CAD-Daten der Gebäude, Liegenschaftspläne, Checklisten für Wartungen und Reparaturen komplizierter Haustechnik laufen ebenso darauf zusammen, wie Ablesedaten aller erdenklichen Strom- und Wasserzähler sowie die Planungs- und Vergabedaten der Bauprojekte: die ganze WISTA-Prozesswelt auf einer Plattform.

Marcel Linke koordiniert auf Fachebene die Einsätze der WISTA-Techniker und Fremdfirmen, nimmt Störmeldungen und Reparaturaufträge aus betreuten Gebäuden entgegen und pflegt sie in die noch nicht restlos vernetzten IT-Systeme ein. „Noch ist es zuweilen kompliziert. Etwa wenn ich unterwegs bin und nicht sofort auf den Rechner zugreifen kann“, räumt er ein. Doch das Potenzial der smarten Lösung, der Gedanke an die Erleichterungen, die sie auf Dauer verspricht, lassen ihn über die Startschwierigkeiten hinwegsehen.

Servicespezialisten wie Will sollen künftig mit der App checken können, welche Wartungshinweise und Standards zu beachten und ob benötigte Ersatzteile auf Lager sind. Auch die Wartungs- und Reparaturhistorie des betroffenen Geräts wird einsehbar. Und je länger WALDI in Betrieb ist, desto längere Zeitreihen von Betriebs- und Wartungsdaten fließen zusammen. Das Ganze läuft auf Gebäude hinaus, bei denen nicht nur die Fassade, sondern auch die technische Ausrüstung gläsern wird. Lückenlos dokumentierte Service- und Wartungsprozesse erlauben automatische Erinnerungen an Wartungszyklen, schnelles Reagieren auf Havarien und die direkte Vernetzung von Service, Buchhaltung und Rechnungswesen. Die integrierte Datenkette wird nicht nur Workflows verbessern, sondern Linkes Team viele Wege, noch mehr Dateneingaben und zeitaufwendige Einarbeitungsphasen ersparen. „Gerade für Wartungen und Reparaturen der Brandschutzanlagen, die in jedem Haus unterschiedlich sind, sind die in der App hinterlegten Pläne und Checklisten schon jetzt eine echte Hilfe“, sagt Will.

Noch lernen sie das System an, damit es die vielfältigen Prozesse in immer feinerer Auflösung abbildet. Die beteiligten WISTA-Abteilungen tauschen sich dafür ständig mit dem Team des IT-Dienstleisters aus. Je weiter das Projekt voranschreitet, desto mehr Unterstützung erhoffen sich Linke und Will von der App. Vielleicht verschafft sie ihnen auch die Muße, an klaren Sommertagen den Ausblick auf Adlershof zu genießen.

Peter Trechow für Adlershof Journal